«آیین نامه وجین منابع درکتابخانه مرکزی وکتابخانه های تابعه دانشگاه علوم پزشکی هرمزگان»

 

مقدمه :

برای آنکه کتابخانه تبدیل به انباری مرده از کتاب وسایر منابع اطلاعاتی بلااستفاده نگردد، عمل وجین منابع امری ضروری به نظر می رسد . ارزیابی وبررسی وضعیت منابع موجود وبه تبع آن حذف منابعی که به دلایل تکنیکی باید از مجموعه کتابخانه خارج شوند یکی از وجوه اساسی مدیریت مجموعه است .کتابخانه برای حفظ پویایی مجموعه خود از یک سو نیازمند افزودن منابع روزآمد و مورد نیاز بوده ، واز سوی دیگرباید منابعی که در روند پرشتاب تولید علم به هر دلیلی جایگاه خود را درتامین نیاز اطلاعاتی استفاده کنندگان ازدست داده اند را از مجموعه خارج نماید .افزودن منابع بدون پیرایش مجموعه موجود حتی درصورت وجود فضای کافی ، در دراز مدت از کارایی مجموعه می کاهد . با توجه به اهمیت یکدستی اجرای روند وجین ، آیین نامه ذیل توسط  کتابخانه مرکزی برای استفاده تمامی کتابخانه های تابعه ارائه  می گردد.

تعریف:

وجین فرآیندی  است که طی آن عمل حذف کردن یا جابجا کردن نسخه های زائد کتابها یا منابع اطلاعاتی که به ندرت مورد استفاده قرار می گیرند یا به کلی قابل استفاده نیستند .

ماده 1: اهداف وجین منابع کتابخانه

از آنجا که کتابخانه یک ارگانیسم درحال رشد محسوب می گردد لذا وجین ابزاری است برای وصول به اهداف ذیل :

الف) ایجاد فضای مناسب وکافی برای منابع اطلاعاتی جدید وموجود

ب)  پویا و زنده نگهداشتن مجموعه کتابخانه

ج)  تسهیل وتسریع دردسترسی به منابع اطلاعاتی موردنیاز مراجعین  کتابخانه

ماده 2 : معیارها وضوابط وجین منابع کتابخانه ای

1) منابع فرسوده با وضع ظاهری نا مناسب (نقصان، آسیب دیدگی فیزیکی ، پارگی و...)ومنابعی که ارزش تاریخی وعلمی ندارند، را می توان ازمجموعه خارج کرد ودرصورتی که از منابع پرمراجعه کننده ومورد درخواست کتابخانه باشد ، می بایست با نسخه های جدید جایگزین ویا درصورت امکان صحافی گردد.

2) نسخه های تکراری ومازاد برنیاز و نیز، ویرایش های قدیمی کتب حوزه علوم پایه و بالینی که به طور منظم ویرایشهای جدید آنها منتشر می گردد و در کتابخانه موجود است . درصورت نیاز نگهداری یک نسخه  از ویرایش ماقبل منبع درکتابخانه ضروری است .

3) این مورد مربوط به کتابهایی است که بنا به شرایط وموقعیت زمانی از عناوین پرمراجعه بوده اند وبنابراین از آنها نسخه های تکراری تهیه ودرمجموعه قرار داده شده است اما در شرایط فعلی اهمیت موضوعی خود را از دست داده ویا اینکه به شکل دیگری مانند الکترونیکی منتشر شده باشند ، درنتیجه یک یا دو نسخه از آن نیز در مجموعه کفایت می کند؛ لذا نسخه های تکراری باید ازمجموعه وجین شوند.

4) ویرایش های کهنه تر ومنسوخ که بیشتر درخصوص کتابهای علمی  صدق می کند که ویرایش قدیمی با ورود ویرایش جدیدتر منسوخ می گردد، بنابراین لازم است که ویرایش قدیمی ازمجموعه وجین شده ودرصورت نیاز ، یک نسخه ازویرایش قبلی منبع ، درکتابخانه  نگهداری شود .

5) منابع علمی که به مرور زمان اعتبار محتوایی خود را ازدست داده وکم ارزش شده اند ، درصورتیکه مورد استفاده قرارنمی گیرند ، می توان وجین نمود .

ماده 3: منابع مستثنی از وجین

1) منابع نفیس، تاریخی وهنری درحیطه علوم پزشکی

2) منابع هسته درهررشته تحصیلی

ماده 4: اعضاء کمیته وجین منابع در کتابخانه های دانشکده/بیمارستان/مراکز تحقیقاتی عبارتند از:

1- مسئول کتابخانه

2- رئیس (یا نماینده ایشان) در دانشکده/ بیمارستان/ مرا کز تحقیقاتی

3- دو نفر متخصص موضوعی از اعضاء کتابخانه (ترجیحا از اعضای محترم هیئت علمی انتخاب شوند)

ماده 5: مراحل انجام وجین

1- کتابخانه موظف است براساس معیارهای ذکر شده در ماده دو و سه، به شناسایی و انتخاب و جمع آوری منابعی که باید وجین شوند بپردازد.

2- مسئول کتابخانه لازم است پس از شناسایی منابع وجینی، اعضای کمیته وجین را جهت بررسی و تصمیم گیری نهایی در جریان قرار دهد.

3- منابع وجین شده در برنامه اکسل (شامل: عنوان، مولف، سال نشر، شماره ثبت و شماره راهنما) به همراه صورتجلسه کمیته وجین، به کتابخانه مرکزی ارسال گردد.

4- تصمیم گیری نهایی در رابطه با نحوه توزیع یا جایگزینی کتابهای وجین شده مراکز بر عهده کتابخانه مرکزی است تا مراتب را به واحد مربوطه اعلام نماید.

ماده 6: دوره وجین

1-وجین منابع از مجموعه کتابخانه به صورت مستمر و در مرداد ماه هر سال انجام خواهد پذیرفت.

2- تعداد منابع وجین شده در هر نوبت بایستی متناسب با تعداد کل منابع موجود در کتابخانه باشد.

ماده 7: هرگونه تغییر در مفاد این آیین نامه به پیشنهاد ریاست کتابخانه مرکزی و تصویب معاونت پژوهشی دانشگاه امکان پذیر بوده و مراتب به کتابخانه های تابعه اعلام خواهد شد.

این آیین نامه در 7  ماده در تاریخ به پیشنهاد کتابخانه مرکزی و تایید و تصویب معاونت پژوهشی رسیده و از این پس لازم الاجرا می باشد.